कार्यालय आदेश एक ऐसा प्रशासनिक पत्र या दस्तावेज है, जिसके माध्यम से किसी सरकारी या निजी कार्यालय के वरिष्ठ अधिकारी अपने अधीनस्थ कर्मचारियों को कोई विशेष निर्देश या आदेश जारी करते हैं। इसका पालन करना संबंधित कर्मचारियों के लिए अनिवार्य होता है।
कार्यालय आदेश की मुख्य विशेषताएँ
- सीमित क्षेत्र: यह आदेश केवल संबंधित कार्यालय, विभाग या संस्थान के आंतरिक कर्मचारियों के लिए ही लागू होता है।
- अनिवार्य पालन: यह एक प्रशासनिक निर्देश होता है, इसलिए इसका उल्लंघन करने पर अनुशासनात्मक कार्रवाई की जा सकती है।
- ऊपर से नीचे का प्रवाह: यह हमेशा उच्च अधिकारी द्वारा अपने अधीनस्थ कर्मचारियों को जारी किया जाता है।
- अन्य पुरुष शैली: कार्यालय आदेश को हमेशा अन्य पुरुष (जैसे- “आदेश दिया जाता है”, “सूचित किया जाता है”) में लिखा जाता है। इसमें “मैं” या “हम” का प्रयोग नहीं होता।
- सरल और स्पष्ट भाषा: इसमें भाषा पूरी तरह से औपचारिक, स्पष्ट और संक्षिप्त होती है ताकि कोई भ्रम न रहे।
- अभिवादन का अभाव: इसमें किसी भी प्रकार के व्यक्तिगत संबोधन या आदरसूचक शब्दों (जैसे- प्रिय, महोदय, भवदीय आदि) का प्रयोग नहीं किया जाता।
कार्यालय आदेश लिखने का ढंग
कार्यालय आदेश लिखते समय निम्नलिखित क्रम का पालन किया जाता है:
- कार्यालय का नाम: सबसे ऊपर केंद्र में विभाग या कार्यालय का नाम लिखा जाता है।
- पत्रांक संख्या: बाईं तरफ पत्र की क्रम संख्या और फाइल नंबर लिखा जाता है।
- दिनांक और स्थान: दाईं तरफ तारीख और स्थान का नाम लिखा जाता है।
- शीर्षक: बीच में बड़े अक्षरों में “कार्यालय आदेश” लिखा जाता है।
- मुख्य विषय: इसमें वह मुख्य निर्देश या सूचना लिखी जाती है जिसे प्रसारित करना है।
- हस्ताक्षर और पदनाम: नीचे दाईं तरफ आदेश जारी करने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर, नाम और उनका पद लिखा होता है।
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